Un Sistema de Gestión de Contenidos (en inglés Content Management System, abreviado CMS) es un programa que permite crear una estructura de soporte (framework) para la creación y administración de contenidos, principalmente en páginas web, por parte de los administradores, editores, participantes y demás roles.

Consiste en una interfaz que controla una o varias bases de datos donde se aloja el contenido del sitio web. El sistema permite manejar de manera independiente el contenido y el diseño. Así, es posible manejar el contenido y darle en cualquier momento un diseño distinto al sitio web sin tener que darle formato al contenido de nuevo, además de permitir la fácil y controlada publicación en el sitio a varios editores. Un ejemplo clásico es el de editores que cargan el contenido al sistema y otro de nivel superior (moderador o administrador) que permite que estos contenidos sean visibles a todo el público (los aprueba).

Algunas de sus características son:

  • Genera páginas web dinámicas para presentar el contenido bajo petición del usuario, con el formato predefinido y el contenido extraído de la base de datos del servidor
  • Permite escoger diferentes niveles de acceso para los usuarios, pudiendo dar permisos solamente para consulta, edición o publicación de contenidos
  • El nivel de experiencia técnica requerida de los editores es pequeña
  • Parte de un diseño modular para la fácil ampliación de servicios del sitio
  • El diseño del sitio se realiza por plantillas que se aplican a las páginas dinámicas, por lo que el cambio de plantilla cambia el diseño del sitio manteniendo intactos los contenidos
  • Está desarrollado por lo general de forma que acepta fácilmente aplicaciones y desarrollos creados por terceros, así como puede enviar información a otras aplicaciones
  • Puede aplicarse indistintamente a sitios muy pequeños (personales o PyMES) hasta sitios corporativos e institucionales de muy alto perfil (varias secretarías desarrollan con CMS sus páginas)

Las ventajas de usar estas plataformas son principalmente:

  • Reduce el tamaño de las páginas para descarga
  • Los usuarios tienen permisos muy precisos para la edición de los contenidos y pueden crearse permisos para la autorización de publicaciones de otros usuarios (Control por Workflow)
  • La configuración de usuarios permite la creación de menús personalizados por usuario
  • La navegación (menús) se genera dinámicamente y se aplica a todo el sitio de inmediato al momento de publicar el sitio
  • Es muy sencillo relacionar el sitio con la mayoría de las redes sociales: Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, etc.
  • Acepta componentes Web 2.0 y HTML 5
  • Algunos de los módulos que se pueden anexar son: • Carritos de compras • Módulos de encuestas • Votaciones • Calendarios • Galerías de fotografías • Manejadores de documentos (para tener bibliotecas en línea para investigadores, etc.) • Conectores para Redes Sociales
  • Hay más de 7,000 módulos disponibles en el mercado
  • Los módulos y los contenidos pueden despublicarse en cualquier momento, pero mantenerse reusables para otra ocasión, como pueden ser artículos y plantillas de temporada (Navidad, etc.)
  • Se pueden aplicar diferentes plantillas de acuerdo a ciertas circunstancias. Por ejemplo, pueden usarse plantillas para dispositivos móviles, a la vez que se utilicen plantillas para computadoras de escritorio, utilizando los mismos contenidos. Esto trate como ventaja adicional la consistencia del diseño a lo largo de toda la página.
  • No requiere el uso de aplicaciones especiales para la modificación del sitio (DreamWeaver, etc.), ya que está basado completamente en el navegador
  • Los respaldos son más sencillos, ya que se requiere solamente respaldar una base de datos, en lugar de una serie de carpetas
  • El contenido es dinámico, lo que permite la actualización instantánea, en caso de tener usuarios que interactúen con el mismo, como en el caso de foros, subastas, etc.
  • Los cambios pueden calendarizarse, de forma que pueden entrar o salir del aire contenidos de acuerdo a una agenda preestablecida
  • A pesar de ser una base de datos dinámica, todas las páginas públicas son 100% indexables por los principales directorios, como Google
  • Las direcciones de las páginas no contienen cadenas de búsqueda (del tipo www.misitio.com/php=?mibusqueda) sino que pueden ser en formato más amigable (www.misitio.com/productos.html)
  • Los metakeywords pueden asignarse para todo el sitio y/o de forma específica a alguna página
  • Mantiene una bitácora de accesos y actividad de los usuarios, para conocer las últimas publicaciones por parte de los administradores
  • Las modificaciones se hacen directamente sobre el sitio, sin riesgo de tener múltiples versiones de un sitio en redes locales sin publicar
  • Gran facilidad de regresar a versiones previas
  • Importación muy sencilla desde programas de escritorio (Office)
  • Los escritores / editores se enfocan más en el contenido que en aprender los tecnicismos de la publicación Web. Para los editores, no requiere conocimientos de programación, HTML ni otros lenguajes.
  • Es posible reutilizar las direcciones de un sitio estático previo, para no perder los hits generados por los directorios como Google